Rationaliser ses usages et ses coûts, contrôler et sécuriser l’accès aux machines et aux documents, prendre en compte les enjeux de la numérisation et de la mobilité… Les problématiques qui entrent en jeu dans la gestion de votre parc d’imprimantes d’entreprise sont aussi abondantes que complexes à résoudre. En cause : le grand nombre des périphériques, la diversité des usages en fonction des collaborateurs, et la difficulté, pour le responsable informatique, d’en avoir une vision globale. Heureusement, il existe désormais des solutions logicielles qui vous aideront à reprendre votre parc en main !

S’informer en temps réel sur l’état du parc d’imprimantes

Votre parc d’imprimantes est hétérogène, dispersé. Vous devez administrer vos machines une à une. Chaque dépannage, chaque opération de maintenance et chaque mise à jour nécessite une intervention distincte. C’est un temps précieux qui vous échappe – et les ressources humaines, tout aussi précieuses, qui vont avec. Aujourd’hui, des solutions logicielles vous permettent de :

• Configurer toutes les machines de l’entreprise en simultané, et les mettre à jour de manière centralisée ;
• Détecter la connexion de tout nouvel appareil au réseau ;
• Recevoir des alertes dès qu’une imprimante est en panne ou qu’elle a besoin d’être ravitaillée en papier ou en toner ;

Et bien sûr, disposer d’un unique tableau de bord vous permettant d’administrer l’ensemble du parc sur le ou les site(s), sans avoir à vous déplacer de périphérique en périphérique tout au long de la journée !

Administrer les accès et les usages

Les restrictions budgétaires et les prises de conscience écologiques n’y font rien : trop de collaborateurs continuent d’imprimer la totalité de leurs mails, optent pour la couleur quand ils pourraient se limiter au noir et blanc ou jettent leurs documents cinq minutes après les avoir imprimés. Quand ils n’oublient pas tout bonnement leurs feuillets dans le bac – y compris lorsqu’il s’agit de données confidentielles. Afin de contrôler et de sécuriser les usages, des logiciels peuvent vous aider à :

• Maîtriser l’accès des collaborateurs aux imprimantes grâce à des systèmes d’authentification ;
• Instaurer des restrictions et des autorisations pour limiter les usages, par exemple en modérant l’accès aux impressions et aux copies en couleur, en imposant le recto-verso pour tous les documents de plus d’un feuillet, etc. ;
• Réguler la sortie des documents sensibles pour qu’ils soient toujours récupérés, et contrôler leur envoi vers des décisionnaires stratégiques.

Une gestion plus pertinente des usages permet de limiter les gaspillages tout en renforçant la sécurisation des données.

Maîtriser ses coûts d’impression

A chaque bilan, vous devez rendre des comptes à votre hiérarchie : quel est le montant des dépenses liées au parc d’imprimantes de l’entreprise ? Comment peut-on réguler la consommation des collaborateurs de manière à rationaliser les coûts et faire des économies ? Certaines fonctionnalités vous donnent les moyens de :

• Editer des rapports de consommation qui vous informent au sujet du nombre d’impressions et de copies effectuées par périphérique, par utilisateur et sur l’ensemble du parc ;
• Obtenir des données précises sur les volumes, les formats, les types d’impression, les numérisations, les copies, les niveaux de toner et de papier – le tout visible en un clin d’oeil depuis un tableau de bord centralisé.

Car contrôler les consommations, c’est aussi maîtriser les dépenses. Et ainsi permettre des économies substantielles qui pourront être redirigées vers d’autres enjeux cruciaux de l’entreprise.

Toutes ces fonctionnalités existent : elles sont proposées par Samsung via un panel de solutions logicielles qui, adossées à votre système d’impression, vous redonnent la mainmise sur l’ensemble de votre parc !